Vətəndaşlarımız zaman-zaman təhsillə, müalicə, biznes əlaqələri ilə bağlı xarici ölkələrə gedirlər. Bu zaman müəyyən sənədlərin həmin dövlətlərdə qəbul ediləcək qaydada təsdiqlənməsi lazım olur. Eləcə də xarici dövlətlərdən bu və digər məqsədlərlə ölkəmizə gələn vətəndaşlar müəyyən sənədlər təqdim edirlər. Bu sənədlərin ölkəmizin qanunvericiliyə uyğun olaraq sənədləşdirilməsi zərurəti yaranır.
Bir ölkənin ərazisində verilmiş və hüquqi qüvvəyə malik olan sənədlər müvafiq qaydada rəsmiləşdirildikdən sonra digər ölkənin ərazisində istifadə oluna bilər. Hazırda belə rəsmiləşmənin konsul leqallaşdırması və apostilin verilməsi olmaqla iki növü mövcuddur. Azərbaycan Respublikası Xarici İşlər Nazirliyinin təsdiq etdiyi Konsul leqallaşdırması haqqında Təlimatın 3-cü bəndinə əsasən konsul leqallaşdırması üzrə funksiyalar Azərbaycanda Xarici İşlər Nazirliyinin Konsulluq idarəsi, xarici ölkələrdə Azərbaycan Respublikasının konsulluqları tərəfindən həyata keçirilir.
Bunu AZƏRTAC-a şərh edən 1 saylı Bakı “ASAN xidmət” mərkəzində notariat ofisinin notariusu Aytəkin Qasımova deyib.
“Xaricdə tərtib edilmiş sənədlərin notariuslar tərəfindən qəbul edilməsi xüsusiyyətləri” barədə məlumat verən Aytəkin Qasımova bildirib ki, sənədin əslinin konsul leqallaşdırılması üçün Xarici İşlər Nazirliyinə müraciət edilməlidir. Sənədin surətinin və ya tərcüməsinin leqallaşdırılması üçün ilk növbədə onun surəti və tərcüməsində tərcüməçinin imzasının həqiqiliyi notarius tərəfindən təsdiq edilir. Bu sənəddə notariusun imzasının həqiqiliyi və möhürün həmin notariat ofisinə məxsus olması Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən təsdiqlənir. Bundan sonra sənəd Xarici İşlər Nazirliyinin Konsulluq idarəsində və ərazisində istifadə olunacaq dövlətin ölkəmizdəki konsulluq xidmətində leqallaşdırılır. Bu üsulla leqallaşdırılmış sənəd yalnız onu rəsmiləşdirmiş dövlətin ərazisində istifadə oluna bilər.
Azərbaycanda apostillərin yoxlanılması elektron xidmət vasitəsilə mümkündür
Notarius onu da xatırladıb ki, sənədlərin leqallaşdırılması prosedurunu sadələşdirmək məqsədilə 1961-ci ildə Haaqa şəhərində xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya imzalanıb. Konvensiyanı imzalamış və ona qoşulmuş dövlətlər sənədləri sadə qaydada leqallaşdırmaq hüququ əldə edirlər. Belə leqallaşdırma dövlətin müəyyən etdiyi səlahiyyətli orqanlar tərəfindən sənədlərə apostil vermək yolu ilə həyata keçirilir. Apostil rəsmi sənədi imzalamış şəxsin imzasının həqiqiliyini, həmin şəxsin səlahiyyətini, eləcə də rəsmi sənədə vurulmuş möhür və ya ştampın həqiqiliyini təsdiqləyir. Apostil verilmiş sənəd leqallaşdırılmış hesab edilir və həmin Konvensiyanın iştirakçısı olan bütün dövlətlərin ərazisində hüquqi qüvvəyə malik olur.
Dünya ölkələrinin qlobal rəqəmsallaşma dövründə “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”nın tətbiqində aktuallığın qorunub saxlanılması məqsədilə Beynəlxalq Xüsusi Hüquq haqqında Haaqa Konfransı qəbul etdiyi qərar və tövsiyələrdə Konvensiyaya üzv dövlətlərin “Elektron Apostil Proqramı”nın tətbiqinə çağırır. “Elektron Apostil Proqramı”nın komponenti olan apostillərin elektron reyestri Konvensiyaya 41 üzv dövlətlərdə, o cümlədən Azərbaycanda aparılır. Belə ki, həmin reyestr verilmiş apostilin həqiqiliyini elektron qaydada yoxlamaq imkanını yaradır. Apostillərin elektron reyestrinə Haaqa Konfransının rəsmi internet səhifəsi (www.hcch.net) vasitəsilə müraciət etmək mümkündür. Azərbaycanda verilmiş apostillərin yoxlanılması, həmçinin Ədliyyə Nazirliyi internet saytının “Dövlət xidmətləri” bölməsində təqdim olunmuş “Apostillərin elektron reyestrindən məlumatın əldə edilməsi” elektron xidməti vasitəsi ilə mümkündür.
Aytəkin Qasımova Azərbaycan Respublikasının həmin Konvensiyaya 2004-cü il martın 5-də qoşulduğunu və o, ölkəmizə münasibətdə 2005-ci il martın 2-dən qüvvəyə mindiyini qeyd edib: “Konvensiyanın müddəalarına və “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”nın 6-cı maddəsində nəzərdə tutulmuş səlahiyyətli orqanların müəyyən edilməsi barədə” 2004-cü il 10 dekabr tarixli Azərbaycan Prezidentinin Sərəncamına əsasən Azərbaycan məhkəmələrinin, prokurorluq və ədliyyə orqanlarının rəsmiləsdirdiyi sənədlər, respublikamızın ərazisində notariat qaydasında təsdiq olunan sənədlər, ölkəmizin səlahiyyətli orqanları tərəfindən rəsmiləşdirilmiş vətəndaşlıq vəziyyətinin dövlət qeydiyyatına dair sənədlər, habelə Azərbaycan Respublikasının diplomatik nümayəndəlikləri və konsulluqları tərəfindən icra edilən sənədlər, kommersiya və gömrük əməliyyatlarına birbaşa aidiyyəti olan inzibati sənədlər istisna olmaqla, digər rəsmi sənədlərə Azərbaycanın Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən apostil verilir”.
Hansı sənədlərə apostil verilmir?
Notarius, eləcə də söyləyib ki, Azərbaycan Respublikasının tərəfdar çıxdığı beynəlxalq müqavilələrlə və ya Azərbaycanın qanunvericilik aktları ilə ziddiyyət təşkil edən, eləcə də məzmununa görə ölkəmizin mənafeyinə, Azərbaycan vətəndaşlarının şərəf və ləyaqətinə xələl gətirən sənədlərə apostil verilmir. Eyni zamanda, rəsmi sənədin üzərində nümunəsi Azərbaycanın Xarici İşlər Nazirliyində olmayan imza, möhür və ya ştamp olduqda, yaxud rəsmi sənəd qanunvericiliklə müəyyənləşdirilmiş blankda (formada) tərtib edilmədikdə, habelə rəsmi sənədin üzərindəki imza, möhür və ya ştamp silindikdə, yaxud korlandıqda sənədə apostil verilmir.
Notariusların xarici ölkələrdə tərtib olunmuş sənədləri hansı hallarda qəbul etməsi ilə bağlı danışan Aytəkin Qasımova diqqətə çatdırıb ki, notarius xarici ölkələrdə tərtib edilmiş sənədləri əgər sənədlər Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyinə uyğun tərtib və təsdiq olunmuşdursa, eləcə də həmin sənədi verən dövlət “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən” Haaqa Konvensiyasının üzvü olan dövlətdirsə, dövlətin bunun üçün səlahiyyətli orqanı tərəfindən apostil verildiyi halda, eləcə də üzv olmayan dövlətlər tərəfindən verilmiş sənədlər isə sənədin istifadə olunması üçün nəzərdə tutulmuş dövlətin (Azərbaycan Respublikasının) həmin ölkədəki konsulluğu tərəfindən təsdiqləndiyi qaydada (leqallaşdırıldığı halda) qəbul olunub Xarici ölkələrdə tərtib edilmiş sənədlər göstərilən qeyd olunan qaydalara əməl olunmadığında, eləcə də apostilin verilməsi və sənədlərin leqallaşdırılması qaydalarına zidd tərtib olunmuş sənədlər qəbul edilmir.
